События последних лет совершенно изменили подход к офисной работе и доступу к рабочим местам. Успешный современный офис должен быть гибким и ориентированным на клиента, а людям нужен доступ к рабочему месту в любое время, когда это необходимо. Спрос на новую организацию всей офисной жизни привёл к развитию дистанционного бронирования рабочих мест, удаленному принципу работы, гибридным офисам.
Компании после массового перехода на гибридный формат работы офиса и внедрения системы управления офисным пространством понимают, что сотрудники далеко не всегда рады использовать еще одну систему, чтобы просто прийти в офис. А если эта система требует подтверждения вручную каждого шага, то это вызывает еще и раздражение. Задача руководителей по работе с персоналом или офис-менеджеров распределить потоки сотрудников, так как в гибридном в офисе количество рабочих мест меньше, чем сотрудников.
Для автоматизации процесса бронирования рабочих мест мы в Merusoft разработали модуль бронирования рабочих мест для одного из самых распространенных почтовых клиентов Microsoft Outlook – Merusoft Plug-in for Outlook. Мы руководствовались основным принципом – возможностью забронировать рабочее место за 30 секунд. Это бесплатное приложение для всех клиентов Merusoft.
Быстро забронировать рабочее место можно через функционал «план-график». Забронировать рабочие места на неделю можно за 5 секунд (нажатие мышкой на каждый день недели). Кроме этого, сотрудник может установить статус «отпуск» или «командировка», и система автоматически уберет брони, созданные на этот период.
Согласно нашей статистике, от 20 до 30% рабочих мест могут использоваться неэффективно в случаях, когда они бронируются, но используются (например, сотрудник по каким-либо причинам не приходит в офис). Для этой цели можно установить специальное оборудование на рабочих местах, но его стоимость достаточно высока. Самым простым решением, на наш взгляд, является интеграция системы контроля и управления доступом. При входе сотрудника в зону, где у него забронировано место, автоматически происходит check-in. Для раннего освобождения рабочего места у нас есть специальные алгоритмы. Кроме того, интеграция СКУД имеет применение для организации доступа и на паркинг, и в переговорные комнаты.
СКУД в интеграции с программным обеспечением для рабочего пространства даёт немало преимуществ:
— позволяет ограничить доступ «чужаков», делает офис более безопасным, а офисное пространство удобным для сотрудников
— позволяет подтверждать бронирование рабочего места автоматически по приходу в офис, а также аннулировать его, если по каким-либо причинам сотрудник не пришел
— позволяет настроить интеграцию для контроля перемещения сотрудников и посетителей (на какой этаж или зону пришел)
— позволяет настроить бронирование рабочих мест гостям или субподрядчикам, которые выполняют работы в офисе, так, чтобы им было недоступно приложение, а контролировать процесс занятия мест необходимо.
Таким образом, возможна организация различных сценариев использования модуля бронирования рабочих мест, в зависимости от ваших целей. В настоящий момент у нашего модуля бронирования рабочих мест есть также интеграция с Parsec и Bolid.