Гибридный офис, бесспорно, — эффективное решение для снижения расходов на его содержание. От 80% до 90% планировки в таких офисах представляют собой открытую зону свободной рассадки, так как закрепленные места имеет не более 20-30% сотрудников – те, кому необходимо находиться в офисе постоянно или работать с бумажными документами и оборудованием. Звуки в открытом пространстве распространяются беспрепятственно, сотрудники неизбежно общаются между собой, звонит телефон, а в большом открытом пространстве концентрироваться на работе становится еще сложнее. Подобная ситуация называется научным термином — шумовое загрязнение или офисный шум. С шумом в офисе сталкиваются многие сотрудники, переехавшие из привычного кабинетного формата в open space или привыкшие работать дома, но вынужденные выходить на работу в shared office.
Согласно исследованиям, служащие не могут сосредоточится на своей работе (90% опрошенных из 10 стран), а также жалуются на постоянную усталость, мигрени и проблемы с памятью. Интересный, но печальный факт: в 2013 году исследователи Университета Сиднея собрали жалобы офисных сотрудников, которые работали в open space и традиционных кабинетах. Как выяснилось, где бы ни работал человек, больше всего он страдает от нехватки тишины. Кроме этого, ученые обнаружили, что характерные офисные звуки повышают уровень адреналина — организм отвечает в духе «fight-or-flight» («борись или беги»), и сдержать его довольно непросто одним только усилием воли. Можно прибавить к этому повышение стресса и кровяного давления, сердечные и язвенные обострения, а также другие заболевания.
Несмотря на столь явные проблемы, гибридный офис в настоящее время – предпочтительная форма организации офисного пространства (вспомним о пандемии, которая приучила нас к незакреплённым рабочим местам). Что же делать, в условиях, пагубных для нашего ментального и физического здоровья? Это комплекс решений:
- Первое с чего начинается трансформация офиса — зонирование пространства: отделите рабочую зону от зоны с оргтехникой и создайте специальные «зоны общения». Зонирование всегда идет с внедрением кодекса поведения в офисе: прописываются правила, которые регламентируют общение по телефону и с коллегами. Но, как все мы понимаем, человеческий фактор почти всегда не дает нам 100% ожидаемого результата.
- Создание специальных дополнительных рабочих мест для работы в кабинетах, чтобы сотрудник при необходимости мог на несколько часов погрузиться в работу, не отвлекаясь на окружающих. Человеческий фактор и здесь проявляет себя: сотрудники стараются работать именно в таких кабинетах без особой надобности. Специальными средствами бронирования мест можно настроить доступ сотрудников в помещения. В системе управления офисными пространствами Merusoft есть специальный модуль с настроенными бизнес процессами для бронирования таких помещений.
- Использование специальных материалов с шумоподавлением для стен, перегородок, потолков или в виде картин, декоративных панелей.
- Использование специального оборудования с активным шумоподавлением. Принцип работы такого оборудования основан на маскировании звуков. Система воспроизводит почти неразличимый фоновый звук — sound masker. Он делает неразборчивыми разговоры, которые ведутся на удалении от сотрудника, и тем самым помогает ему оставаться сосредоточенным. По отзывам работников в офисах, где внедрена эта система, улучшается акустическая обстановка, снижается утомляемость и повышается конфиденциальность разговоров. Стоит отметить, что системы маскировки звука появились еще в начале 1960-х годов, но в бытовом применении получили востребованность только в последние годы. Кроме этого, цифровые технологии вывели их на качественно новый уровень. Современные шумовые завесы используют сенсоры для определения уровня шума в офисе, что позволяет им выбирать оптимальный маскер. Работать с системой можно с помощью компьютера или центральной панели, а общее помещение разбить на отдельные цифровые зоны с разными уровнями разборчивости речи. Не перемещая динамики с места на место и не прокладывая дополнительные кабели, в общем помещении можно устраивать «островки», где посторонняя речь будет восприниматься с большей или меньшей степенью разборчивости. Сохранив настройки зоны, её можно включить или выключить парой щелчков мыши. Добавим, что в настоящее время возможно запрограммировать работу систем по определённому графику, а для управления использовать WiFi или проводной интернет, что значительно упрощает эксплуатацию. И, самое главное, современные системы маскировки звука имеют адаптивную настройку маскирующего звука в реальном времени в зависимости от зашумленности помещения.
Так что же необходимо сделать, чтобы решить проблему шумового загрязнения в офисе?
Поиск решения зависит от площади открытых зон в офисе и количества людей, находящихся в помещении.
Самый дешевый вариант – зонирование пространства, самый дорогой – использование специального оборудования. В помещениях с высоким уровнем шума внедрять необходимо все четыре пункта.
В своей работе мы отслеживаем современные тенденции в развитии технологий и предлагаем к внедрению совместно с нашими партнерами.