Особенную популярность гибкие рабочие места приобрели с появлением COVID-19, когда пришлось либо полностью переходить на удалённую работу, либо совмещать её со стационарной. Мы получили бесценный опыт и, можно сказать, провели испытания в полевых условиях. Спустя три года пандемии и активного использования гибридной формы работы, можно делать выводы об её эффективности.
Так, в конце 2020 года компания Gartner провела опрос руководителей отдела кадров и обнаружила, что 90% респондентов планируют разрешить сотрудникам работать удаленно хотя бы часть времени, 65% респондентов сообщили, что их компания продолжит предлагать сотрудникам гибкую форму работы, а внедрение удаленной и гибридной форм работы меняет сам характер рабочей среды. Таким образом, внедрение гибридного офиса сказалось не только на бизнесе, но и на сотрудниках, занятых в нём, обнаружив ряд преимуществ.
Сотрудники, перешедшие на гибридный офис, отметили:
- Улучшение самочувствия.
Гибкость гибридного рабочего пространства позволяет повысить удовлетворенность работой и чувствовать больше свободы в управлении трудовыми и личными делами, чтобы сохранить баланс между работой и личной жизнью.
- Эффективное увеличение дохода.
Возможность чаще работать из дома сводит к минимуму затраты сотрудников на поездки в офис.
- Повышенную мобильность.
Сотрудники могут работать из любого места земного шара, не привязываясь к физическому рабочему месту.
Руководители (владельцы) компаний, перешедшие на гибридный офис, отметили:
- Снижение затрат на недвижимость и накладных расходов бизнеса.
Экономия бюджета может быть достигнута за счет сокращения расходов на коммунальные услуги, техническое обслуживание, аренду или любые другие обязательства. Исчезла необходимость в предоставлении письменного стола и других рабочих мест в офисе для всех сотрудников, поскольку интегрированные решения для управления рабочим пространством позволяют управлять распределением помещений, расписанием встреч и резервированием рабочих мест, управлять посетителями и инвентарем, чтобы сделать гибкий офис и организовать гибридную работу комфортной, безопасной и эффективной. Несмотря на меньшее количество рабочих столов, сотрудники могут быстро и легко забронировать рабочее место в модуле бронирования workdesk.
- Повышение производительности труда сотрудников
Улучшенное психическое самочувствие делает сотрудников более продуктивными, преданными работе, снижает частоту пропусков рабочих дней.
- Улучшенные показатели удержания персонала в штате компании
Гибридная работа рассматривается сотрудниками как преимущество. Это повышает лояльность сотрудников и их приверженность компании, тем самым повышая уровень удержания персонала.
- Больший кадровый резерв и возможность расширения услуг
Компании могут нанимать лучших сотрудников на должности из гораздо более широкого круга. Это также позволяет предприятиям предоставлять более качественный сервис, сопоставляя рабочие ресурсы с потребностями бизнеса, например, предоставляя клиентам обслуживание 24/7.
- Возможность увеличения численности персонала без дополнительных затрат на помещение
Это возможность для организаций сократить количество своих офисов и в то же время увеличить объем найма необходимых специалистов.
- Повышение контроля и взаимодействия
Виртуальные конференц-залы не имеют ограничений по пространству и создают возможность для руководителей высшего звена напрямую взаимодействовать с каждым сотрудником компании.
Кроме вышесказанных преимуществ перехода на гибридный офис для сотрудников и владельцев компаний, очевидны так же выгоды для всего общества. Мы можем выделить несколько.
- Экологические преимущества
Чем меньше людей приходит в офис каждый день, тем больше снижается загрязнение офиса и загрязнение окружающей среды, связанное с поездками на работу.
- Более высокие показатели занятости
Если компании могут нанимать сотрудников из большего числа кандидатов, то уровень занятости выше в странах, где широко распространена гибридная работа.
- Более здоровое общество
Если люди становятся счастливее и здоровее в результате гибридной работы, то общество, к которому они принадлежат, также счастливее и здоровее.
Несмотря на все преимущества, компаниям приходится сталкиваться с некоторыми трудностями при переходе на гибридные рабочие места и гибкие рабочие пространства. Даже если все участники положительно относятся к внедрению гибридной работы с гибким офисом, культура существующих компаний или неспособность оценивать производительность сотрудников иначе, чем по рабочему времени, могут создать некоторые проблемы.
Шаги, которые могут предпринять компании для перехода к гибридной модели:
- формировать стратегию на основе выполняемой работы для достижения высокой производительности
- оптимизировать работу сотрудников, сбалансировать предпочтения сотрудников и потребности бизнеса.
- перепроектировать офис для обеспечения максимальной связи и сотрудничества
Преимущества гибридной работы и гибкого рабочего пространства должны быть разъяснены сотрудникам до внедрения, и должна проводиться постоянная оценка работы (как с точки зрения производительности, так и с точки зрения благополучия сотрудников), чтобы убедиться, что новые способы являются положительными для сотрудников и бизнеса. Также важно, чтобы сотрудники не чувствовали, что новые подходы к работе не окажут негативного влияния на их карьерные устремления и развитие или доступ к инструментам обучения.
Гибридная работа инициирует создание гибких рабочих пространств / гибких офисов, что является растущей тенденцией. Гибкий офис нуждается в тщательном плане внедрения, чтобы предвидеть возможные проблемы. И, как и при любых изменениях на рабочем месте, будет происходить непрерывный цикл обучения. Всему этому могут помочь новые технологии.
Технологии Merusoft помогают создавать и внедрять Smartoffice, оснащенный сервисами, инструментами, аналитикой данных и искусственным интеллектом. Интегрированная система управления рабочим пространством позволяет удобно использовать датчики интернета вещей, инженерные системы и объединять на одной платформе разрозненные сервисы на заказ. Помощник с искусственным интеллектом находит документы, коллег, резервирует комнату, ориентируется в пространстве, заказывает кофе для встречи и т. д. Интегрированные функции отчетности предоставляют статистику, прогнозы, использование площадей, контроль затрат, данные личного кабинета арендатора и помогают бизнес-центрам разумно и эффективно использовать пространство здания и активы.
Гибридный офис способен изменить ваш взгляд на привычную организацию всех рабочих процессов, а Merusoft станет вашим проводником на пути к нему.