Для многих компаний переход к гибридной модели работы и гибким офисам может стать одним из ключевых изменений новой реальности, на которую повлиял COVID-19.
Гибкий офис – это рабочее пространство с возможностью гибкого выбора местоположения, размера, срока действия аренды и услуг. Типы гибкого офиса:
- Обслуживаемые офисы
- Коворкинг-пространства
- Управляемые офисы
- Виртуальные офисы
- Аренда, субаренда и мастерские
Одним из ключевых отличий гибкого офиса от стандартного является то, что обычная аренда длится несколько лет, а гибкий офис позволяет бизнесу арендовать рабочее место в любом выбранном месте с ежемесячной арендной платой и возможностью корректировки контракта в кратчайшие сроки.
В предыдущей статье мы говорили о преимуществах и проблемах гибкого офиса с точки зрения сотрудников и компаний, на этот раз давайте рассмотрим эту тему с точки зрения арендодателя/владельца недвижимости.
Гибкий офисный подход переосмысливает отношения между арендаторами и владельцами недвижимости (арендодателями) и является неотъемлемой частью долгосрочной корпоративной стратегии в области недвижимости. Очень важно управлять офисной недвижимостью и проектировать эффективное рабочее пространство так, чтобы полностью использовать потенциал здания. Управление недвижимостью играет ключевую роль в растущем спросе на гибкие площади.
Преимущества гибкого офиса с точки зрения арендодателей:
- рабочее место адаптируется к изменениям и легко масштабируется для большего или меньшего числа арендаторов
- поток постоянных арендаторов благодаря большей гибкости для удовлетворения любых требований
- нет необходимости искать арендаторов, поскольку операторы, ответственные за управление зданием, берут на себя эту ответственность
- партнерство с квалифицированным оператором может дать ценную информацию о том, что происходит внутри здания, и помочь предоставить арендаторам более высокий уровень обслуживания и пользовательского опыта, что повысит конкурентоспособность офисного здания и разовьёт долгосрочные отношения с конечными потребителями
Проблемы гибкого офиса с точки зрения арендодателей:
- потребность в больших офисных помещениях снижается, и требуется пересмотр условий аренды помещений
- все больше арендаторов хотят заключить краткосрочные договоры аренды, которые они могут легко приостановить и возложить расходы по управлению помещениями на поставщиков офисных услуг
- требуется эффективный проект гибкого пространства и способ его применения к существующим зданиям
- требуется эффективный способ управления строительными активами
- требуется эффективный способ смягчения возможного негативного влияния гибких офисов на эксплуатацию здания и рабочую среду (например, гибкое пространство может вызвать определенный уровень помех для других арендаторов в здании с точки зрения потока людей, вентиляции, использования лифтов и т.д.)
- необходимо приобретение новых наборов навыков, необходимых для укомплектования гибких пространств персоналом
- гибкое пространство требует значительных капитальных затрат.
Учитывая обозначенные выше проблемы, мы разработали несколько рекомендаций для арендодателей/владельцев недвижимости о том, как преодолеть трудности на пути к гибкому офисному подходу.
- Обновите помещения до гибких рабочих мест:
- адаптируйте решения в области пространства и мебели к меняющимся потребностям арендаторов, предоставляя более гибкие и модульные офисные конструкции, которые позволяют перемещать и реконфигурировать такие элементы здания, как стены, воздуховоды и точки питания, в относительно короткие сроки.
- реконструируйте помещения в соответствии с требованиями к социальному дистанцированию и меньшему количеству точек соприкосновения, чтобы обеспечить посещаемость в соответствии с высокими стандартами безопасности для здоровья и расширенными медицинскими рекомендациями
- поддерживайте рабочее место в актуальном состоянии и оптимизируйте его в соответствии с меняющимися потребностями пользователей
- пересмотрите подход к аренде: мы предлагаем рассмотреть гибкие договоры аренды в соответствии с потребностями арендаторов: “офис как услуга” или “офис по требованию”.
- стремитесь к партнерству с опытными поставщиками на основе соглашений об управлении, дающих им право на долю прибыли: это может быть подписание традиционных договоров аренды с операторами гибких офисов, создание совместных предприятий и долей прибыли, заключение соглашений об управлении путем подписания сделки с компанией, которая управляет повседневным бизнесом по поддержанию удобств и управлению договорами аренды с арендаторами.
- разработайте процесс, позволяющий быстро и легко вносить любые изменения в контракты.
- Привлекайте управляющих недвижимостью к сотрудничеству и обмену опытом:
- используйте опыт управляющих недвижимостью компаний для совместной оценки управления помещениями и объектами, определения потенциальных рисков аренды с операторами flex.
- привлеките управляющих недвижимостью для смягчения возможных последствий более высокой плотности и значительной нагрузки на эксплуатацию здания и активы по сравнению с традиционными офисными помещениями.
- Предоставляйте дополнительные услуги для повышения привлекательности здания:
- предоставление таких услуг, как звуковая система, теле- / конференц-оборудование, изолированные модули и отдельные конференц-залы, студийные помещения для создания цифрового контента, доступ к бронируемым конференц-залам, конференц-залам, сейфам, рабочим столам, парковке, укомплектованной стойке регистрации, ресторанам или кейтерингу, оздоровительным учреждениям и т. д.
- включение в аренду небольших бонусов: чайные и кофейные автоматы, полностью укомплектованные кухни, зоны отдыха с настольными играми и диванами (эти услуги, как правило, распределяются между арендаторами, что помогает снизить затраты)
- проведение занятий и различных программ, инициация сетевых мероприятий для всего персонала
- дифференциация услуг с помощью нестандартных опций, например, кабинетов пациентов для штатных психологов и даже всплывающих окон для консультирования
- придерживайтесь подхода, ориентированного на гостеприимство
- сбор данных из серверной части для анализа того, что на самом деле используется; оценка полученной информации из систем управления зданием, отзывов арендаторов; прогноз будущих тенденций в спросе.
- Используйте современные технологии для управления пространством и объектами, доступом людей и их перемещением по зданию:
- расширяйте пространство с помощью технологий, которые обеспечивают анализ значимых данных об использовании и вовлеченности рабочей силы в пространство, устраняя при этом трения и автоматизируя общение между людьми и их рабочим пространством
- используйте технологии контроля доступа в офис, управления запасами, оборудованием и офисными помещениями, навигацией посетителей и другими функциями.
Гибкие офисные помещения требуют продуманного планирования, а технологии могут упростить и эффективно трансформировать ваш офис. Компания Merusoft стремится помочь вам реализовать гибкую концепцию офиса. У нас есть технологии управления рабочим пространством, которые cделают ваш офис более инновационным и умным, а также помогут сформировать спрос на ваше здание и повысить конкурентоспособность.