В последние несколько лет корпоративная недвижимость пережила настоящую революцию. Этому, конечно, поспособствовала пандемия — когда на долгое время были закрыты офисы, а люди перешли на удалённую работу. В результате произошло активное сокращение портфеля корпоративной недвижимости.
А в постпандемийной реальности компании все чаще стали обнаруживать — их офисные помещения используются недостаточно эффективно, что вызывает необходимость переоценки и оптимизации своих активов. Сокращая свои портфели корпоративной недвижимости, организации добиваются существенного снижения затрат на аренду, коммунальные услуги и техническое обслуживание. Кроме того, более компактный портфель может привести к повышению операционной эффективности, позволяя лучше распределять ресурсы и повышать гибкость бизнес-операций. Однако крайне важно сбалансировать эти сокращения с сохранением положительного опыта сотрудников и обеспечением того, чтобы оставшиеся пространства способствовали производительности и вовлеченности. Этот стратегический процесс оптимизации пространства, снижения эксплуатационных расходов и повышения общей эффективности характеризуется появлением гибридных моделей работы.
Оптимизируйте свое офисное пространство в гибридном мире
Оценка потребностей в офисных пространствах — это ключевой шаг оптимизации. Необходимо определить требования к пространству не только с точки зрения бизнеса, но и в соответствии с потребностями сотрудников.
Ключевым моментом в этой оценке будет понимание различных тенденций в ландшафте рабочих мест и спросе на пространство. Чтобы лучше понять их, стоит определить тенденции спроса на рабочее пространство.
- Гибридный офис:
Гибридный офис сочетает в себе удаленную и офисную работу. Согласно различным исследованиям, такой вид работы приводит к повышению производительности. Сотрудники часто сообщают об улучшении баланса между работой и личной жизнью, уменьшении выгорания и повышении общей удовлетворенности. Эти факторы способствуют снижению текучести кадров и более заинтересованной рабочей силе.
Однако гибридная работа не лишена проблем. Широкое внедрение гибридных офисов привело к сокращению использования офисных помещений: текущие показатели составляют менее 40%, что значительно ниже среднего мирового показателя до пандемии, составлявшего 64%. Чтобы решить эту проблему, многие организации оптимизируют свои портфели и планируют сократить их размер более чем на 30% в ближайшие три года.
Менеджеры объектов недвижимости должны оперировать самыми актуальными данными об использовании помещений, чтобы лучше понимать стиль работы сотрудников, снижать затраты на размещение и обеспечивать динамическое управление зданием. Этот более высокий уровень понимания облегчит принятие обоснованных решений и оптимизирует рабочую среду.
- Стратегия организации бронирования рабочих пространств в офисе
Оптимизация офисных пространств является основным движителем внедрения гибридного офиса, так как снижает операционные расходы.
Hot desking или Hoteling — на английском языке такие определения звучат ёмко и коротко. Давайте разберемся, что это означает.
Hot desking (буквально «горячие столы») — система организации офиса, при которой рабочее пространство сотрудников не закреплено за человеком. Им могут пользоваться все работники попеременно в порядке живой очереди. Хот-деск представляет собой рабочий стол с возможностью выхода в интернет. Обычно hot deskingприменяется в зоне свободной рассадки.
Hoteling (буквально «гостиничное бронирование») — метод управления офисом, при котором сотрудники бронируют столы, кабинеты, оборудование, конференц-залы еще до прибытия в офис. Чтобы зарезервировать место, работникам нужно воспользоваться мобильным приложением. Выбрав дату и время, они могут приезжать в офис для решения своих рабочих вопросов, проведения встреч и конференций. Hoteling предполагает закрепление мест за сотрудниками.
Обе стратегии имеют свои преимущества и проблемы. Хотя они могут привести к существенному сокращению затрат и повышению операционной эффективности, они также требуют более внимательного внедрения. Обеспечение беспрепятственного подключения, эффективных систем резервирования и управления плотностью рабочего пространства имеют решающее значение для плавного перехода. Кроме того, обратная связь и участие сотрудников необходимы для решения проблем, связанных с потерей личного пространства, а также для поддержания удовлетворенности работой и производительности.
В системе Merusoft Smart office (СУОП) поддерживаются Hot Desk бронирование и Hoteling подход для организации рабочего пространства.
- Рабочие пространства на основе активности
Рабочие пространства, основанные на активности, представляют собой значительный сдвиг в организации офисов, адаптированный к разнообразным задачам, выполняемым сотрудниками в течение своего рабочего дня. Такой подход обеспечивает разнообразие рабочих сред, каждая из которых оптимизирована для конкретной деятельности, тем самым повышая как производительность, так и удовлетворенность сотрудников. Предлагая различные условия, такие как тихие комнаты для занятий, комнаты отдыха для совместной работы и общие рабочие места, компании могут удовлетворить индивидуальные стили работы и предпочтения.
Основные принципы подобных рабочих пространств включают соответствие задач окружающей среде и обеспечение гибкости выбора. Сотрудники получают выгоду от свободы выбора рабочего пространства, которое лучше всего соответствует их текущей задаче, независимо от того, требует ли она глубокой концентрации или командного сотрудничества. Такая гибкость не только повышает производительность, но и улучшает использование пространства, поскольку компании могут оптимизировать площадь своей недвижимости без ущерба для качества рабочей среды.
Однако внедрение рабочих пространств, основанных на активности, сопряжено с такими проблемами, как управление занятостью офиса в реальном времени и поощрение сотрудников к адаптации к новым условиям. Эффективное использование технологий (например, Merusoft Smart office, отображающее бронирование помещений в реальном времени) поможет справиться с этими проблемами, гарантируя наличие нужных помещений в нужный момент и помогая сотрудникам оптимально использовать каждую зону.
- Технические возможности для мониторинга занятости офисных пространств
До пандемии COVID-19 оптимизация офисных помещений в первую очередь заключалась в увеличении плотности за счет размещения большего количества сотрудников на меньшем пространстве. Однако пандемия радикально изменила этот подход, что потребовало снижения ограничений на вместимость и принятия мер социального дистанцирования. Даже после того, как эти ограничения были сняты, сотрудники продолжили отдавать предпочтение менее загруженным рабочим местам. Этот сдвиг в сторону снижения плотности не только помогает свести к минимуму беспорядок и упростить уборку, но и повышает общую производительность.
В ответ многие организации теперь отдают приоритет уменьшению плотности рабочих пространств. Вместо того, чтобы расширять свою недвижимость, они сосредотачиваются на отслеживании использования пространства и перепрофилировании малоиспользуемых территорий. Внедрение гибридных моделей рабочих мест еще больше поддерживает эту стратегию, сокращая количество сотрудников, присутствующих в офисе в любой момент времени.
Программное обеспечение и Интернет вещей для оптимизации офисного пространства
Интеграция технологий — это стратегическое внедрение цифровых инструментов и систем в управление корпоративной недвижимостью для повышения эффективности и производительности. Благодаря вышеупомянутым моделям рабочего пространства технологии играют решающую роль в оптимизации использования пространства, отслеживании аналитики занятости и улучшении общего опыта на рабочем месте.
Усовершенствованное программное обеспечение для управления помещениями теперь интегрирует данные о занятости с системами бронирования, планирования, управления арендой и обслуживания помещений. Такая интеграция обеспечивает комплексное представление об использовании пространства и связанных с этим затратах.
Merusoft Smart office уже имеет интеграцию с датчиками движения, температуры, влажности, присутствия людей в помещении, данные с которых используются для составления отчетов и управления климатическими системами. Используя полученные данные, наша Система помогает организациям определить, какие помещения соответствуют ожиданиям, какие используются недостаточно и какие пользуются большим спросом, тем самым обеспечивая более эффективную оптимизацию пространства.
Помимо анализа данных и формулирования выводов, при помощи Merusoft Smart office вы сможете смоделировать свое пространство, визуально изучить его, реорганизовать и оптимизировать. А также оценить успех вашей политики гибридной работы с помощью аналитики, основанной на полученных данных.
Получите живую демонстрацию нашей Системы, которая поможет вам визуализировать и оптимизировать использование пространства, принимать обоснованные решения о стратегии вашего офисного пространства, сократить затраты и повысить эффективность работы, создать более устойчивую среду на рабочем месте, улучшить опыт и удовлетворенность сотрудников.
По всем вопросам: info@merusoft.ru