Когда в крупной компании намечается Town Hall, запускается программа обучения или просто собирается митап отдела, начинается знакомая многим суета.
Организатор из HR мечется между почтой, календарями, чатами и таблицами, чтобы собрать аудиторию, забронировать зал, разослать напоминания и потом посчитать, кто пришёл. Всё это — рутина, которая съедает время и нервы, а данные о вовлечённости сотрудников оказываются размазаны по десятку инструментов.
Мероприятие живёт отдельно от офиса, офис — отдельно от сотрудников, а данные в итоге не сходятся ни у HR, ни у управляющей службы.
По мере роста компаний и перехода к гибридному формату становится очевидно: мероприятие — это сложный процесс, затрагивающий пространство, время и людей.
В результате:
— невозможно оценить реальный охват сотрудников,
— сложно понять, какие форматы работают,
— офисная инфраструктура используется неэффективно.
От афиши к процессу: почему мероприятие — это тоже ресурс
Действительно, в гибридную эпоху мероприятие — это уже не просто «контент», который нужно донести. Это комплексный запрос на ресурсы:
— Локация (нужна ли переговорная комната на 10 человек или актовый зал на 300?),
— Аудитория (все сотрудники или только отдел маркетинга?),
— Время (когда все могут?),
— Оборудование (проектор, кейтеринг?),
— Обратная связь (а кто, в итоге, пришёл?).
В результате мероприятие логично ложится в один ряд с бронированием переговорных, управлением рабочими местами и офисной аналитикой.
Новый модуль от «Мерусофт» работает именно с этой логикой. Организатор создаёт событие в том же интерфейсе, где бронируются рабочие места. Система автоматически проверяет доступность нужных помещений в выбранные даты, помогает сформировать целевые списки приглашённых (по отделам, проектам, ролям) и берёт на себя всю коммуникацию: от первой анонс-рассылки до напоминаний за час до начала.
Когда мероприятия становятся частью единой цифровой среды офиса:
— сотрудники подключаются самостоятельно,
— уведомления доходят адресно,
— появляется единый жизненный цикл события,
— формируется прозрачная статистика участия.
Это уже не HR-экосистема и не event-платформа — это расширение офисных сценариев.
Цифры вместо интуиции: что даёт интеграция?
Главное преимущество такого подхода — появление измеримых данных там, где раньше был хаос и интуиция.
Теперь руководство и HR могут видеть в единой панели управления:
— Реальную посещаемость разных форматов событий.
— Загрузку офисных пространств под мероприятия (можно оптимизировать план их использования).
— Активность подразделений (какие отделы более вовлечены в корпоративную жизнь).
— Обратную связь (интеграция с быстрыми опросами после события).
Для собственников и управляющих офисами это ещё и способ связать «мягкие» HR-процессы с «жёсткой» инфраструктурой, а не рассматривать их как параллельные миры.
Кому это нужно?
Модуль управления мероприятиями — новый функциональный блок в экосистеме MerusoftOffice, который встраивает корпоративные события прямо в цифровую среду офиса. Проще говоря, теперь спланировать встречу, обучение или большую конференцию можно так же легко, как забронировать переговорку.
Новый модуль наиболее актуален для компаний от 500-700 сотрудников, где количество внутренних активностей растёт в геометрической прогрессии, а ручные процессы перестают масштабироваться. При этом, это не отдельный продукт, а естественное расширение функциональности платформы.
Именно в этом направлении сегодня развивается корпоративный офис: от набора инструментов — к целостным сценариям работы, где пространство, люди и процессы наконец начинают говорить на одном языке.